当群晖遇上Office 多人协作效率为王

2017-02-22 15:00:00 作者:王婷婷 分类 : 比特网

  作为PC端的王牌应用,微软Office一直是商用办公领域几乎每台电脑必装的软件,毫不夸张,Office就是现代社会必不可少的重要生产力工具。然而随着互联网发展以及云端协同办公兴起,Office已经越来越显得“廉颇老矣”。

  群晖,作为践行云端生产力的科技企业,在一代一代DSM升级的基础上,协同办公和生产力始终是重要的组成部分,和Office所要强调的理念“Takes the work out of working together(为你带来轻松无忧的团队协作)“一样,群晖在2016年9月25日举办的2017全球发布会上,同样带来了全新的Office套件。

  群晖协同Office改变了以往单线程的工作流程,使得多人、多部门在线协同完成文档、表格变成可能,这一切是如何做到的呢?我们从实际演示上来看下群晖的Office套件是具体怎么操作的吧:

  与以往一样,进入群晖DSM后在套件中心找到并安装Office即可启用该套件。

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  Office与Chat一样打开页面都基于网页端,其整体界面走的是小清新配色,很符合现代“轻办公”的审美。群晖Office主界面上主要提供了文件列表以及文档、表格管理功能,左栏的分类将共享的文件、别人分享过来的文件等一一归类,相当清晰明了。

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  点击主界面上的“+”即可创建在线文档或者表格,同时群晖Office支持建立文件夹将文档、表格进行整理。值得一提的是,群晖Office支持导入本地文件,能够完全保留本地文档、表格的格式以及内容。

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  我们以新建一个文档为例,群晖Office在菜单栏和工具栏上相对微软Office更为简洁,但是功能上一点也不输给Office,但凡想得到的、常用的功能,都可以几乎不需要任何学习时间就可以找到。

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  常用的插入表格、图片、图表等功能一应俱全。

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  左栏的5个小图标分别对应标签、分享、历史、加密、信息功能,我们从标签功能讲起,简单而言标签可以对文档、表格进行整理归类,并且可以以不同的颜色进行区分,帮助用户快速在众多的文件中找到归类。

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  分享功能即是群晖Office协同办公的奥秘所在,它支持任何人查看、编辑,或者仅仅把文件共享给DSM用户。在共享机制上,笔者认为群晖Office是比较完善的,对于非重要文档,例如“采购列表”、“今晚吃什么”等,完全可以以共享链接形式发送给同事、朋友进行协同处理。

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  次级重要文件且涉及到多人协同,可以在“任何人都可以编辑”并且配合加密功能,来获得更强一级的安全性。除此以外群晖Office还允许将文件分享给DSM用户,配合企业级的Docker DSM虚拟化功能,可实现公司多部门多个DSM账号协同办公。

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  文件被共享后进入编辑状态,可以实时看到共享者编辑的实时光标以及改动。

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  点击“查看历史纪录”功能,可对文件的不同版本进行浏览,如果需要回档,可选择复制或者生成一份旧版的新文件。这一功能可避免协同工作时有人不慎误删或者改动文件。

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  群晖Office除了支持文档协同之外,还支持表格协同,在共享、加密功能上大致与文档一致,在此不再赘述。使用导入功能将本地.xlsx文件导入到群晖Office后,两者在呈现内容、结构上完全一致,完全可以替代本地Office应用。

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  值得一提的是,群晖Office考虑到协同工作时的沟通效率,提供了文档的批注功能,有编辑此文档权限的用户可对文档提出批注,并且批注会以对话列表形式在右侧的栏目中集中呈现。

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  如果某一批注已经被修正,使用者可以通过点击评论右上角的“√”符号标记该条批注为“已完成”状态,并且可通过回复评论留言详细说明完成的情况。已完成的批注在正文中将会以灰色标记状态显示,未完成批注则为黄色。

当群晖遇上Office 多人协作效率为王

  同时,群晖还将自家的在线协同沟通工具“Chat”无缝整合至在线Office中,如果对文档、表格的某一处存在异议,通过批注的方式依然会影响沟通效率,那么“Chat”提供的实时聊天能够更快地解决实际问题。

  相信随着以上介绍,我们不难总结出群晖Office对比传统本地Office应用的六大优势:

  1. 协同工作提升效率——相较于传统的单线程邮件,多人在线协同可将工作效率提升数倍。

  2. 提供统一的编辑界面——即便是不同的操作系统也能够获得一致的文档、表格编辑体验,不用担心旧版Office的兼容性问题,并且支持导入、导出本地文件。

  3. 跨平台——Mac、Windows,Linux,不依赖软件就能实现在线编辑功能,只需一个浏览器

  4. 相比公有云绝佳的私密性——支持加密,特别适合一些财务表格等涉及公司业务的在线协同。

  5. 备份、恢复功能完善——提供内容恢复、回收站,不用担心误删、误编辑操作。

  6. 降低PC磁盘占用——群晖NAS集中管理文档、表格,同一份文件无需留存在每台PC上,释放PC磁盘空间。

  总结:群晖将NAS定义为:Network+Applications+Storage,即网络、应用、存储3大核心,群晖Office即是在这样的理念下诞生的全新应用,它很好地将三者结合在一起,提供给客户极具商业价值的办公全新体验,我相信随着群晖Office套件的不断更新,一定会有更多新功能带给我们惊喜。

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